Schritt 1

Assets können direkt in eine Sammlung hochgeladen werden. Voraussetzung dafür ist:

• Du bist Teilnehmer der Sammlung mit entsprechenden Rechten

• oder deine Benutzerrolle entspricht einer der evt. hinterlegeten teilnehmenden Rollen

• und Upload von Dateien ist erlaubt

Wähle eine Sammlung. Unten links siehst du die entsprechende Einstellung.

Schritt 2

• Klicke auf “Dateien hochladen”

• Nun kann eine oder mehrere Datei/en wie gewohnt ausgewählt und anschließend mit den nötigen Metadaten versehen werden.

Schritt 3

Nach erfolgreichem Upload, wird die Datei in der Sammlung angezeigt.

Alternative

Geht man über die Sammlungsstruktur eines Bereiches, so kann der Upload auch direkt über die drei Punkte neben der entsprechenden Sammlung erfolgen.

Schritt 1

Klicke auf das Wolken-Symbol, um eine oder mehrere Dateien in CEWE MediaAssets hochzuladen.

Schritt 2

1. Wähle die Bilder aus, die du als Assets in CEWE MediaAssets hochladen möchtest.

2. Klicke auf “öffnen” (Alternativ kann Drag&Drop genutzt werden)

Schritt 3

1. Suche nach einem Uploadordner über die Suchfilter
   Der Name des Uploadordners entspricht normalerweise dem Assetstyp. (siehe links)

2. Wähle den gewünschten Uploadordner aus

3. Klicke auf “Auswahl hinzufügen”

Was sind Asset Types ?

Wie passt das zu "Bereichen"?

Schritt 4

Abhängig von dem ausgewählten Upload-Ordner und dem vergebeben Status sind bestimmte Metadatenfelder auszufüllen. Die verpflichtenden Felder mit einem Stern markiert.

In diesem Fall wird ein Stockasset in den Upload-Ordner Stockassets hochgeladen. Ein verpflichtendes Schlagwortfeld ist demnach die Quelle. Der Ampelstatus wurde auf Auf Anfrage”gestellt. Daher muss der oder die Ansprechpartner eingetragen werden.

Klicke auf “Ausgewählte speichern”.

Schritt 5

Das Asset wurde erfolgreich hochgeladen.

Übrigens:

• Der Dateitransfer in der Navigationsleiste zeigt dir den Status des Uploads.
• Ein grüner Balken erscheint am linken unteren Bildschirmrand, sobald der Upload abgeschlossen ist.

Upload in Ordner

Um einen Upload direkt in einen Ordner durchzuführen - begib dich in das Dateien-Modul - scrolle runter zur Ordnerstruktur - klicke auf die drei Punkte neben dem gewünschten Ordner - und wähle “Upload”.

Anschließend kölnnen die Metadaten zugefügt werden (Verschlagwortung).

Für einige Nutzer (hauptsächlich Anlieferern + Content Marketing) besteht die Option des Uploads über andere, für sie sichtbare Bereiche, wo weitere relevante Unterordner zur Verfügung.stehen. Hier muss der Upload durch die Ordnereinstellungen erlaubt sein.

Upload abbrechen

Es kann immer Gründe geben einen Upload abzubrechen, z.B wegen nicht optimaler Netzgeschwindigung oder weil ein Fehler vorliegt.

In solchen Fällen klicke einfach auf den kleinen Strich oben rechts im Importfenster.

.

In der rechten unteren Ecke deines Bildschirms erscheint die Info:

Warten auf den Import

Klicke drauf.

Dann erscheint die Option:

Importmanager leeren
(frei übersetzt: Upload abbrechen:-)

Klicke drauf.

Fertig - das angezeigte Bild wir nicht hochgeladen!

Warum

Die Nutzung von Assets kann aufgrund bestimmter Umstände eingeschränkt werden, z.B. wenn diese noch weiterbearbeitet werden müssen oder nicht für alle User bestimmt sind. Du kannst diese Einschränkung bereits beim Upload des Assets eingeben.

Der Download kann für andere Nutzer auf gesperrt gesetzt oder auf Anfrage freigegeben werden.

Die Verwendung kann ausserdem z.B. hinsichtlich Handelspartner, Länder, usw. eingeschränkt werden, was allerdings den Download nicht einschänkt. Mehr dazu unter "Verwendungseinschränkung".

Auf Anfrage setzen

Du möchtest das Asset auf Anfrage setzen.

1. Wähle den Ampelstatus gelb aus

2. Trage dich und ggf. weitere Personen als Ansprechpartner ein, über die eine Freigabe erfolgen kann

Ansicht

Wenn alle übrigen notwendigen Metadaten eingetragen und das Asset hochgeladen wurde, erscheint es mit der gelben Ampel im System

E-Mail

Möchte ein anderer Nutzer dieses Asset nun herunterladen generiert das System eine Email mit der Anfrage, die dann von dir oder einer der eingetragenen Ansprechpartner bestätigt oder abgelehnt werden kann.

1. Wer möchte welches Asset downloaden?

2. Was ist der Verwendungszweck und welches Format wird benötigt?

3. Klicke auf Freigabe

Freigabe

1. Das System leitet dich nun in den Bereich Aufgaben (Du kannst diesen Bereich auch jederzeit über das Mega Menü oben links aufrufen).

2. Hier siehst du den Zweck der Anfrage und kannst freigeben oder ablehnen.

Im Falle einer Ablehnung füge bitte in dem dafür vorgesehenen Textfeld einen Begründung hinzu.

Details

Füge noch folgendes hinzu:

• Downloadprofile

• Zeitfenster für den Download (bestimmt die Gültigkeit des Links, der mit dieser Freigabe geschickt wird)

• Hinweise, die du ergänzen möchtest

Asset sperren

Soll das Asset vorübergehend komplett gesperrt werden, nutze die rote Ampel.

1. Das Asset könnte grundsätzlich ohne Einschränkungen sein
2. Aktuell wird es geblockt, weil:
3. das Motiv noch nicht final bearbeitet wurde und deshalb nicht nutzbar ist
4. Auch hier bitte unbedingt den Ansprechpartner eintragen

Ein gesperrtes Asset kann vom Ansprechpartner oder einem Administrator freigegeben werden. Es gibt hier keinen Anfrageprozess.

Bearbeiter

Du kannst trotz Einschränkung des Assets bestimmte Personen benennen, die es dennoch ohne Anfrage downloaden dürfen. Das macht z.B häufig bei Teamkollegen Sinn.

1. Gehe zum Textfeld Bearbeiter.

2. Suche den oder die Namen über das Menü und füge sie hinzu.

Neue Version vs neue Datei

Neue Version wenn:

• Unterschiedliche Arbeitsstände einer Datei
• Überarbeitung/Ersetzen einer existierenden Datei

Neue Datei wenn:

• Komplett neu erstellte Dateien
• Varianten einer existierenen Datei, z.B. versch. Formate
• Geschlossene Dateien die aus offenen Dateien erstellt wurden, z.B. JPG aus PSD oder TIFF aus RAW Datei (siehe Evolutionsbaum)

Schritt 1

1. Klicke im Bereich “Versionen” des Assets auf “Version hochladen”.

Schritt 2

1. Sollte sich der Name der hochzuladenen Version, zu dem der aktuellen Datei unterscheiden, wähle die korrekte Datei für den Upload aus

2. Vergib einen neuen Namen für die Version

3. Klicke auf “Hochladen”

Schritt 3

Die Version wurde hochgeladen.

.

Schritt 1

Wenn du die Photoshop Desktop Version (Grafiker) nutzt und ein Asset bearbeiten, gleichzeitig aber das Original behalten möchtest, kannst du eine Version erstellen.

1. Markiere das Asset und gehe in Bereich "Versionen"
2. Klicke dann auf "Version erstellen"

Schritt 2

1. Vergib unter “Versionsname” einen Namen für die neue Version
2. Klicke auf “Version erstellen”

Schritt 3

CEWE MediaAssets hat nun eine zweite Version des Assets erstellt.

Schritt 1

1. Wenn mehr als eine Versionen eines Assets existiert, kannst du eine der Versionen löschen. Klicke hierfür auf “Version löschen”

Schritt 2

1. Bestätige das Löschen, indem du auf “Ja, Version löschen” klickst

Schritt 3

Die Version wurde nun gelöscht.

Schritt 1

Eine gelöschte Version kann grundsätzlich wiederhergestellt werden.

1. Wähle die entsprechende Version aus und klicke auf “Version wiederherstellen”.

Schritt 2

1. Vergib einen Namen für die neue Version
2. Klicke auf “Version wiederherstellen”

Schritt 3

Die Version wurde nun wiederhergestellt.

.